Comment créer un syndic bénévole de copropriété ?

Gérer soi-même la copropriété de son immeuble peut sembler complexe, mais pour de nombreuses petites copropriétés, c’est une solution pertinente.

Mettre en place un syndic bénévole permet de réduire les honoraires d’un syndic professionnel tout en gagnant en transparence, réactivité et convivialité.

La désignation d’un syndic bénévole implique cependant une bonne connaissance des obligations légales imposées par le statut de la copropriété, défini par la loi de 1965 et les décrets d’application.

Voici comment devenir syndic bénévole, étape par étape.

1. Comprendre le rôle du syndic bénévole

Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui administre l’immeuble au nom du syndicat des copropriétaires, sans rémunération.

Il exerce les missions classiques du syndic de copropriété :

• convocation des assemblées générales,
• exécution des décisions prises,
• gestion des contrats d’entretien,
• tenue de la comptabilité,
• élaboration du budget prévisionnel,
• gestion des appels de fonds et du compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Contrairement aux syndics professionnels, il n’est pas tenu de disposer d’une carte professionnelle, ni d’une garantie financière, ni d’ouvrir un extranet.

Il doit cependant respecter toutes les obligations fixées par la loi ALUR, notamment l’immatriculation de la copropriété au registre national et la souscription d’une assurance responsabilité civile.

Pourquoi choisir un syndic bénévole ?

Opter pour un syndic bénévole, c’est avant tout faire le choix de la maîtrise des coûts.

Les honoraires d’un syndic professionnel peuvent représenter une part significative du budget d’une petite copropriété.

En gérant la copropriété en interne, les charges sont réduites et la gestion devient plus souple.

Le syndic bénévole est aussi souvent plus proche des besoins réels de l’immeuble, car il en est lui-même occupant.

2. Avantages et inconvénients du syndic bénévole

Avantages

Créer un syndic bénévole est particulièrement adapté aux petites copropriétés, avec peu de lots et une bonne entente entre les copropriétaires.

Les avantages sont multiples :

• Réduction des honoraires de gestion
• Réactivité dans la prise de décision
• Relations simplifiées avec les prestataires
• Meilleure implication des copropriétaires dans les décisions prises en assemblée

Inconvénients

Ce mode de gestion exige du temps, de la rigueur et une bonne connaissance du droit immobilier. Les principales difficultés rencontrées par les syndics bénévoles concernent :

• La gestion administrative et comptable
• La responsabilité civile personnelle en cas de faute de gestion
• Le respect du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale

3. Qui peut devenir syndic bénévole ?

Tout copropriétaire d’un lot de copropriété (partie privative ou tantièmes dans les parties communes) peut être désigné syndic bénévole.

Il doit être une personne physique, majeure et juridiquement capable.

Un usufruitier peut également être nommé s’il est autorisé par le nu-propriétaire.

Le syndic peut aussi être un membre du conseil syndical ou son président.

Il n’est pas nécessaire de disposer d’une carte professionnelle, contrairement à un syndic professionnel.

4. Les étapes pour créer un syndic bénévole

La désignation d’un syndic bénévole suit une procédure stricte définie par la loi.

Voici les principales étapes :

1. Inscription à l’ordre du jour : L’élection d’un syndic bénévole doit figurer dans l’ordre du jour d’une assemblée générale.
2. Convocation des copropriétaires : Elle doit respecter les délais légaux et inclure les documents obligatoires (budget prévisionnel, contrat de syndic, fiche synthétique de la copropriété, etc.).
3. Vote en assemblée : La nomination doit être approuvée à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965. Sinon, un second vote à la majorité simple est possible.
4. Signature du contrat de syndic : Même sans rémunération, un contrat type (décret de 2015) est obligatoire pour officialiser la mission.

5. Obligations légales et administratives du syndic bénévole

Le syndic de copropriété, même bénévole, est tenu d’accomplir toutes les missions légales prévues dans la gestion courante.

Cela inclut :

• L’élaboration du budget prévisionnel et l’appel des provisions
• La tenue du carnet d’entretien de l’immeuble
• La conservation des documents de gestion
• Le suivi des sinistres, des travaux d’entretien ou des gros travaux
• L’établissement et la diffusion des procès-verbaux d’assemblée générale

Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, veiller au recouvrement et à la répartition des charges selon le règlement de copropriété.

6. Compétences et formations recommandées

Le syndic bénévole doit savoir gérer la comptabilité, comprendre la législation et gérer les relations avec les copropriétaires et prestataires.

Des formations utiles existent :

• Formations en ligne de l’ANIL ou de l’ARC
• Modules de gestion comptable, juridique et administrative
• Supports pédagogiques : logiciels, guides pratiques, forums spécialisés

Ces formations aident à exercer la fonction dans le respect du cadre légal.

7. Outils et ressources utiles

De nombreux outils sont disponibles pour accompagner les syndics bénévoles :

• Logiciels de gestion adaptés aux petites copropriétés (ex : Matera, Syndic One, Coprolib)
• Tableaux de bord financiers
• Modèles de convocations, contrats, documents de gestion
• Extranets pour la consultation des documents

Les associations de copropriétaires apportent aussi un soutien précieux en cas de litige ou de changement de syndic.

8. Conseils pour une gestion efficace

Pour bien gérer une copropriété en mode bénévole, il faut instaurer la confiance.

La transparence, la régularité des informations, la rigueur dans l’AG annuelle et le suivi des dépenses sont essentiels.

La mise en concurrence des prestataires, la planification des travaux, la gestion de trésorerie et l’actualisation du carnet d’entretien renforcent la qualité de gestion.

9. Alternatives au syndic bénévole

Si la gestion devient trop lourde, des alternatives existent :

• Le syndicat coopératif : gestion collégiale par le conseil syndical, avec président élu
• Le syndic professionnel : recommandé pour les immeubles complexes ou en cas de mauvaise entente

Un changement de syndic est possible à tout moment via une AG convoquée à cet effet.

10. Conclusion : est-ce la bonne solution pour votre copropriété ?

Créer un syndic bénévole peut grandement améliorer la gestion d’une petite copropriété, en réduisant les frais et en rapprochant les décisions des occupants.

Toutefois, cela exige un engagement fort, une bonne organisation et la maîtrise des règles légales.

Avant de vous lancer, évaluez les compétences disponibles dans l’immeuble, les ressources externes mobilisables, et assurez-vous d’une gestion participative et rigoureuse pour préserver votre patrimoine immobilier.